Даешь автоматизацию в архивы!

В начале 2017 г. с помощью EME.WMS был автоматизирован склад хранения архивных документов компании «Элар». Это необычный проект, во многом отличающийся от автоматизации любого склада. Какие интересные особенности проекта можно отметить?

Во-первых, на складе архивных документов отсутствует привычное для любого склада понятие «товар» (SKU). При внедрении систему научили работать с другими понятиями: единицы учета и единицы хранения. Каждая единица учета, хранящаяся на складе, уникальна и привязана к своему владельцу (архиву) и к «своей» единице хранения. EME.WMS различает различные единицы учета: от документа до короба, а также степень вложненности.

Одним из основных требований было постоянное отслеживание состояния каждого документа – когда он находится на складе, выдан клиенту или на обработку и идентифицировать каждый документ при возврате на хранение. В том числе, возврат документов происходит в те же единицы хранения (архивные короба) из которых они были выданы.

Все единицы хранения штрихкодированы и операции по приемке, подбору, выдаче производятся с ТСД и сканерами штриходов. В зависимости от удобства на каждой операции используется свое оборудование. Так, при первичном приходе документов может потребоваться заполнение существенного объема данных, поэтому такая работа проводится со сканером штрихкода за рабочей станцией. А прием представителем уже обработанного архива у клиента осуществляется с ТСД. Представитель просто сканирует штрихкод единиц учета и сверяет данные на экране.

Так же для этого проекта создан модуль для водителей, принимающих и выдающих документы на территории клиента. Все действия осуществляются с ТСД. Для проекта выбраны ТСД на ОС андроид с сим-картами, позволяющие устанавливать связь с сервером EME.WMS в режиме он-лайн. За счет этого упрощается процесс приемки и выдачи и повышается надежность при передаче документов.

Так как компания «Элар» оказывает услуги по ответственному хранению архивов, то в EME.WMS настроено ведение биллинга операций. В систему внесены все выполняемые на складе операции, которые тарифицируются для клиентов. В том числе, EME.WMS рассчитывает количество и стоимость поездок к клиенту для выдачи или приема документов, доставку клиенту расходных материалов (в первую очередь архивных коробов для хранения, папок, скотча и др.), стоимость хранения (с учетом выданных клиенту документов), складскую обработку и т.д. Для каждого клиента создается отчет с описанием выполненных операций и итоговой стоимостью за период.

В проекте предусмотрена интеграция с web-порталом, служащим для работы клиентов со своими архивами. Все заявки и запросы на обработку документов будут формироваться клиентом на портале и передаваться в EME.WMS. Так же на портале будет полная информация о единицах учета (находится на складе или выдана клиенту, ожидает отправки, выдана на архивную обработку или сканирование и т.д.). Это позволит клиенту в любой момент понять где находится нужный документ и сформировать нужный запрос в несколько кликов.

В целом проект получился очень интересный и необычный. Мы уверены, что это только начало в автоматизации архивных складов!